VeritDOCS czyta dokumenty, które notariusz i tak ma w teczce - odpis księgi wieczystej, wydruki z KRS i CEIDG, wypis z ewidencji, zaświadczenia, dokument tożsamości - i składa z nich gotowe fragmenty aktu. Pracuje w Wordzie, na komputerze kancelarii. Żaden dokument nie opuszcza kancelarii.
Każdy rodzaj dokumentu ma czytnik dostrojony do tego, jak dany urząd go składa. Dokument elektroniczny z Centralnej Informacji, KRS albo CEIDG czyta się z jego warstwy tekstowej: znaki są przepisane, nie rozpoznane z obrazu. Błędy struktury dokumentu program zgłasza jako luki, nie ukrywa ich. Zdjęcia i skany przechodzą przez rozpoznawanie tekstu z kontrolą jakości obrazu na wejściu.
| Dokument | Co z niego powstaje |
|---|---|
| Odpis księgi wieczystej zwykły, zupełny, wyciąg |
Opis nieruchomości w trzech wariantach, podstawa nabycia (z odpisu zupełnego), stan działów III i IV, wzmianki, pierwokup tytuł po tytule |
| Wydruk informacji z KRS aktualny i pełny, rejestr przedsiębiorców i rejestr stowarzyszeń |
Komparycja podmiotu z umocowaniem, powołanie wydruku wśród dokumentów okazanych, zapewnienia reprezentanta, rama zgody organu na czynność; z odpisu pełnego brane są wyłącznie wpisy obowiązujące |
| Wydruk z CEIDG osoba fizyczna prowadząca działalność, wspólnik spółki cywilnej |
Komparycja przedsiębiorcy „prowadzący działalność gospodarczą pod firmą", oświadczenie o wpisie do CEIDG, powołanie wydruku, komparycja wspólników spółki cywilnej z wydruków wszystkich wspólników; uwagi o statusie, zawieszeniu, małżeńskiej wspólności majątkowej i zarządzie sukcesyjnym |
| Decyzja administracyjna | Sygnatura, organ, data i rozstrzygnięcie, czytane z prozy urzędowej, nie z formularza; brzmienia klauzuli z decyzji program jeszcze nie składa |
| Wypis z ewidencji gruntów i budynków | Klauzula ewidencyjna, zestawienie z księgą wieczystą (działki, obszar, użytki) |
| Świadectwo charakterystyki energetycznej | Klauzula o świadectwie z numerem w rejestrze centralnym |
| Zaświadczenia urzędowe plan miejscowy, rewitalizacja, samodzielność lokalu |
Klauzula odpowiadająca danemu zaświadczeniu, z przywołaniem organu i daty |
| Zaświadczenia czytane bez klauzuli lasy, bank, urząd skarbowy |
Odczyt danych i lista tego, o co dopytać urząd; brzmienie klauzuli czeka na pomiar w aktach, program go nie zgaduje |
| Dowód osobisty, paszport | Dane do komparycji ze strefy odczytu maszynowego, potwierdzone sumami kontrolnymi |
| Odpis aktu stanu cywilnego | Dane do komparycji z odpisu urodzenia, małżeństwa albo zgonu |
Program czyta księgę tak, jak czyta ją notariusz: każdy dział osobno, z osobnym pytaniem.
Z księgi powstają:
[kto oświadcza: do uzupełnienia] oświadczył, że jest właścicielem działki gruntu numer 142/3, położonej przy ulicy Lipowej w Szczecinie, dla której to nieruchomości Sąd Rejonowy Szczecin-Prawobrzeże i Zachód w Szczecinie X Wydział Ksiąg Wieczystych prowadzi księgę wieczystą:
1) nr SZ1S/00000123/4, w której:
a) w dziale I-O (oznaczenie nieruchomości) wpisano, iż księga wieczysta prowadzona jest dla nieruchomości gruntowej stanowiącej działkę gruntu numer 142/3, położonej przy ulicy Lipowej w Szczecinie, której sposób korzystania oznaczono jako „nieruchomość zabudowana",
b) dział I-Sp (spis praw związanych z własnością) nie zawiera wzmianek ani wpisów,
c) w dziale II (własność) wpisano jako właściciela Jana Marka Kowalskiego, syna Piotra i Anny,
d) w dziale III (prawa, roszczenia i ograniczenia) wpisano: ograniczone prawo rzeczowe o treści: nieodpłatna, dożywotnia służebność osobista mieszkania, a w dziale IV (hipoteka) wpisana jest hipoteka umowna zwykła w kwocie 320.000,- zł, hipoteka zabezpiecza spłatę kredytu na rzecz Banku Przykładowego SA z siedzibą w Przykładowie, z terminem zapłaty 2038-06-30,
e) w żadnym z działów nie ujawniono wzmianek
Wariant pełny, złożony z odpisu zupełnego. Numer księgi, osoby, adres i wierzyciel są przykładowe. Zaznaczona luka to informacja, której w księdze nie ma - program ją pokazuje, zamiast zgadywać.
Wydruk aktualny i pełny czyta się tak samo, każda forma prawna z tej samej tabeli. Z odpisu pełnego do składu wchodzą tylko wpisy obowiązujące: były członek zarządu ma wpis wykreślony i umocowania nie dostanie. Z wydruku powstają cztery klauzule: komparycja podmiotu z umocowaniem, powołanie wydruku wśród dokumentów okazanych, zapewnienia reprezentanta i rama zgody organu na czynność.
działający w imieniu i na rzecz spółki Meritum Development spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Szczecinie (70-001 Szczecin, ulica Krótka numer 117), posiadającej REGON 185352120 i NIP 0523117334, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000854099 - Tomasz Kamiński jako Prezes Zarządu, Michał Jankowski jako Wiceprezes Zarządu, uprawnieni do łącznej reprezentacji, jak to wynika z okazanego wydruku informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z Rejestru Przedsiębiorców pobranej w trybie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym ze stanem na dzień 2 września 2026 roku, godz. 14:52:27 - która to spółka działa jako jedyny komplementariusz spółki Meritum Development spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Stargardzie (73-110 Stargard, ulica Polna numer 91/14), posiadającej REGON 564600001 i NIP 0484724755, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000354369, uprawniona do jej samoistnej reprezentacji, jak to wynika z okazanego wydruku informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z Rejestru Przedsiębiorców pobranej w trybie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym ze stanem na dzień 1 września 2026 roku, godz. 13:07:18
Komparycja przez komplementariusza-spółkę, złożona z dwóch wydruków syntetycznych. Bez wydruku komplementariusza w tym miejscu stoi luka z jego numerem KRS, a program prosi o ten wydruk.
Z dowodu osobistego, paszportu albo odpisu aktu stanu cywilnego powstaje komparycja z odmianą imion i nazwisk przez przypadki. Nazwisko, którego program nie umie odmienić, dostaje znacznik zamiast zgadywanej formy. Dane ze strefy odczytu maszynowego są potwierdzane sumami kontrolnymi i zestawiane z polem tekstowym dokumentu.
Przedsiębiorca z wydruku CEIDG dostaje dopisek „prowadzący działalność gospodarczą pod firmą ... (NIP, REGON) ze stałym miejscem wykonywania działalności: ...". Gdy wydruk podaje wykreślenie albo datę zgonu, komparycja nie powstaje, a odmowa nazywa zarządcę sukcesyjnego. Wspólnicy spółki cywilnej składają się z wydruków wszystkich wspólników; do tego czasu w zdaniu stoi luka na pozostałych.
Każda klauzula ma brzmienie zmierzone w zbiorze aktów notarialnych, z liczbą aktów, w których występuje; program nie pisze zdań, których notariusze nie piszą.
Założenie jest jedno: VeritDOCS ma być niewidoczny. Notariusz pisze akt tak jak dotąd, a program dokłada zakładkę na wstążce Worda. Z niej wskazuje się dokument, wstawia klauzulę i sprawdza źródło każdej danej.
Jeśli w księdze nie ma siedziby notariusza, który sporządził akt nabycia, klauzula mówi [brak: miasto] zamiast podstawić prawdopodobne miasto. Jeśli program nie odczytał działu, odmawia złożenia opisu i mówi, którego działu brakuje. Notariusz rozstrzyga, program pokazuje: to, co jest do sprawdzenia, ma być widoczne przed wstawieniem, a nie odkrywane w gotowym akcie.
Program nie wysyła dokumentów, ich treści ani odczytanych danych do żadnego serwera dostawcy. Nie ma konta, nie ma logowania do naszego serwisu, nie ma zbierania statystyk. Warstwa licencji jest zbudowana tak, że nie umie nawiązać połączenia wychodzącego - jest na to osobne sprawdzenie w testach, które zatrzyma każdą przyszłą zmianę idącą w drugą stronę.
Obrazy i pliki dokumentów są szyfrowane. Klucz nie leży w pliku obok danych - trzyma go systemowy magazyn sekretów: na Windows DPAPI powiązane z kontem użytkownika, na macOS pęk kluczy. Jeśli magazyn jest niedostępny, program nie uruchamia pracy z dokumentami, zamiast zapisać klucz w zwykłym pliku. Klucz, który raz powstał, nie jest nigdy cicho zastępowany nowym - to chroni przed utratą dostępu do wszystkich spraw naraz.
Gdy kilku pracowników kancelarii pracuje na jednym serwerze, każdy ma własny proces, własny port i własny klucz. Dodatek do Worda przed wydaniem dostępu pyta system operacyjny, kto naprawdę stoi po drugiej stronie połączenia - użytkownik jednej sesji nie sięgnie do spraw drugiej, nawet przypadkiem.
Licencja jest podpisanym plikiem, przekazywanym mailem i wgrywanym w programie. Pierwsze 30 dni to okres próbny z pełną funkcjonalnością. Wygaśnięcie licencji wstrzymuje nowe odczyty, ale nigdy nie zamyka dostępu do własnych akt - archiwum sprawy, dziennik i dokumenty otwierają się zawsze.
Dokument elektroniczny czyta się z warstwy tekstu, więc odczyt nie zależy od jakości skanu. Przy zdjęciach program najpierw ocenia obraz - czy jest ostry, czy strefa odczytu jest w kadrze - i mówi, kiedy zdjęcie trzeba powtórzyć, zamiast odczytać je źle.
Każda dana w wyniku ma poziom pewności. Dana potwierdzona dwoma niezależnymi odczytami wygląda inaczej niż dana z jednego źródła; dana, której nie udało się potwierdzić, jest oznaczona. Wynik nie udaje pewniejszego, niż jest.
Wszystko poniżej dotyczy funkcji, które program ma. Każda z tych granic jest wyborem, nie brakiem: tam, gdzie zgadywanie dałoby zdanie płynne, ale niepewne, program wybiera zdanie z widoczną luką albo odmowę z powodem.